Cette aide est disponible pour vous guider dans l'utilisation de notre logiciel de caisse
Rechercher par mot clé dans l'aide :
Démarrer avec l’agenda
L’agenda relie les rendez-vous aux commandes de votre boutique. Vous pouvez composer des prestations, réserver le temps d’un collaborateur, suivre la venue du client et retrouver la facturation de la même commande.
Activer le module
- Avec les droits de configuration nécessaires, ouvrez Configuration ? Options générales ? Gestion de l’agenda.
- Cochez « Activer l’agenda des rendez-vous » et contrôlez les réglages qui apparaissent dessous.
- Enregistrez les options générales. Le menu se recharge et présente « Agenda » sous Démarrer et Vente.
Si l’activation est indisponible ou qu’un message d’installation apparaît, demandez à l’administrateur ou à l’assistance de terminer la mise en service. Les réglages globaux sont dans Configuration, pas dans le panneau Disponibilités.
Vérifier les réglages initiaux
- Fuseau horaire : choisissez celui de l’établissement, par exemple Europe/Paris. Vérifiez la cohérence des heures avant de prendre les premiers rendez-vous.
- Durée par défaut : 30 minutes initialement. Elle s’applique lorsque le calcul à partir des prestations est désactivé.
- Pas des créneaux : 15 minutes initialement. Il règle l’espacement des horaires proposés, pas la durée des rendez-vous.
- Battement avant et après : marges de disponibilité, initialement nulles. Elles sont distinctes de la durée de présence du client.
- Première et dernière heures affichées : limites visuelles de la grille. Elles ne remplacent pas les horaires d’ouverture et de travail.
Dans Agenda ? Disponibilités, enregistrez les horaires de la boutique puis ceux des collaborateurs, avec les pauses et jours de repos. Sans semaine configurée, le logiciel utilise initialement le lundi au samedi, de 09:00 à 18:00 : adaptez ces valeurs à votre activité avant de vous fier aux propositions.
Choisir comment calculer les durées
L’option « Calculer la durée du rendez-vous à partir des prestations » est désactivée par défaut. Si vous l’activez, renseignez les durées de réalisation, phases et temps de pose dans Configuration ? Articles. Les durées positives sont additionnées selon les quantités et l’ordre des prestations. Un article à zéro n’ajoute aucun temps ; un panier entièrement à zéro ne réserve pas de créneau.
Les temps de préparation sont distincts des temps de réalisation du rendez-vous. Modifier un prix ou donner à un article le nom « pose » ne suffit pas à définir sa durée ou à libérer un collaborateur.
Comprendre qui voit et modifie l’agenda
- Administrateur ou Manager : responsable dans l’agenda, avec consultation de tous les collaborateurs de la boutique, indépendamment de la caisse, choix du collaborateur et gestion des disponibilités.
- Employé / vendeur : consultation et modification des commandes qui lui sont rattachées, dans son propre agenda. Ses horaires et absences sont consultables ; leur modification appartient à un responsable. Les motifs internes d’absence ne lui sont pas détaillés.
- Les autres rôles n’ouvrent pas ce module. Les droits de configuration générale et de règlement restent soumis aux autorisations de l’établissement.
Le collaborateur du rendez-vous est aussi le vendeur/propriétaire de la commande. Il ne s’agit pas d’un intervenant séparé de la vente. Une commande facturée conserve le verrouillage de sa date, de son collaborateur et de sa durée, même pour un responsable.
Préparer les emails et les réservations en ligne
Sous Gestion de l’agenda, les confirmations, changements, annulations et rappels par email se règlent séparément. Vérifiez l’adresse du client et les délais, puis enregistrez. Le traitement des messages doit être opérationnel sur le serveur : un email programmé n’est pas encore un email envoyé.
La réservation en ligne est une option supplémentaire, avec publication du catalogue et des collaborateurs, lien à partager, délais et éventuellement acompte. Activez-la et vérifiez son parcours avant de diffuser le lien. Les demandes récentes sont visibles pour les responsables dans « Réservations en ligne ».
Agenda désactivé et calendrier de l’historique
Désactiver l’agenda conserve ses informations et les commandes. L’icône calendrier de l’Historique permet encore de consulter les commandes selon leur date prévue, ou leur création si elles n’ont pas de date prévue. Les petits repères de cinq minutes servent alors uniquement à l’affichage : ils ne réservent pas une durée de prestation. La prise de rendez-vous et la recherche de disponibilités nécessitent l’activation du module.
Hors connexion, une copie disponible peut être consultée, mais une disponibilité doit être revérifiée en ligne avant de confirmer une réservation.
Les guides essentiels de l’agenda
Les fonctions avancées
Ce document est mis à disposition selon les termes de la licence Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0) .